O formato PDF vem ganhando
a cada dia um maior número de usuário,
seja nos computadores doméstico ou nos computadores
das empresas. Muito difundido no meio gráfico,
pois possibilita a preservação das características
originais de impressão, é uma ferramenta
poderosa em um sistema de gerenciamento de documentos.
O documento PDF tem como
uma de suas principais características a preservação
do documento-base. Com isso pode-se diagramar um documento
em um programa de sua preferência ou necessidade,
como Word, Corel, Photoshop, entre outros e depois
transformá-lo em um PDF.
Para uma distribuição eficiente seja
pela Internet, CD-ROM ou por um sistema de GED, o
arquivo PDF pode ganhar uma versão mais leve,
em baixa resolução com configuração
de impressão em 72dpi, padrão de imagens
para a Internet e suficiente para uma boa visualização
na tela do computador.
Outra importante característica dos arquivos
no formato PDF é a possibilidade do acréscimo
de recursos multimídia, como link para outros
arquivos PDF ou para sites na Internet, a inclusão
de sons, vídeos, formulários de contato,
etc. Para facilitar a navegação o PDF,
pode receber Bookmarks, ou marcadores eletrônicos
de página, e a possibilidade de criar Slide-show.
Com isso o PDF torna-se ainda mais interativo, com
a possibilidade de ampliar ainda mais as pesquisas,
não se tornando apenas uma versão digitalizada
do papel.
No momento da busca em um sistema de GED ou pela Internet,
o PDF pode ganhar Tags com palavras-chaves e descrição
no próprio arquivo, dispensando, em alguns
casos, o uso de bancos de dados indexado. No caso
de arquivos PDF com texto editável, essa busca
pode ocorrer dentro do próprio documento como
e feito em uma página da Internet.
Para documentos que exigem segurança o PDF
inclue ótimas características que como
a possibilidade de proteção com senha
e facilidade do PDF se proteger de possíveis
vírus. Isso sem falar da possibilidade de limitar
o arquivo PDF apenas a sua visualização
no computador, sem sequer permitir sua impressão
ou qualquer alteração por aquele que
não tenha permissão.
Por essas características, o PDF é uma
ferramenta poderosa e simples, tornando-se interessante
na construção de um sistema de GED.
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