Mais do que nunca a informação vem ganhando uma maior importância nas empresas e no dia-a-dia das pessoas. Essa necessidade por informações de forma rápida e prática vem incentivando a criação de novos sistemas de busca e na procura de documentos nos mais variados formatos.

Um dos mais interessantes conceitos apareceu na década de 80 do século XX, onde alguns especialistas apontavam para um futuro digital, tanto na procura por informação, como em alguns casos na visualização do documento.

As vantagens de transformar o arquivo analógico em um arquivo digital são muitas, mas entre elas está o fato de ilimitar o número de cópias de um mesmo original.

Imagine uma grande empresa Brasileira com funcionários no Brasil todo, mas que possue uma única biblioteca em São Paulo, disponibilizando esse serviço apenas aos funcionários desta cidade. E mesmo assim, se nesta biblioteca o número de exemplares se limitar a um par de cópias, poucos funcionários terão acesso a esse documento.

Com um documento digitalizado e com um sistema de Gerenciamento eficiente, a busca por qualquer documento é fácil de rápida. E mesmo que esta biblioteca possua apenas uma cópia deste documento não há problema algum, uma vez que os funcionários da Matriz em São Paulo, ou aqueles da filial em Manaus podem acessar simultaneamente esse documento.

Em caso de reuniões, um único relatório pode ser impresso em várias cópias e distribuído pelos participantes da reunião. Podem ser enviados por e-mail ou distribuídos por meio de infinitos Downloads.

Ter um sistema de GED significa cuidar do patrimônio intelectual de uma empresa ou entidade. É preservar e organizar informações de forma a facilitar ainda mais o desenvolvimento e a troca de conhecimento.