Uma das características mais interessantes para a criação de um sistema de GED é a possibilidade de alteração - e eventual atualização - das informações dos documentos no sistema. Essa possibilidade tem maior facilidade em arquivos PDF com texto editável.

Gerar arquivos com essas características é possível com a aplicação do OCR (Optical Character Recognition ou Reconhecimento Óptico de Caracteres), onde o tratamento da imagem começa no Scanner, passa por programas edição de imagens e em seguida é convertido em PDF.

Os arquivos PDF com texto editável, possibilitam um melhor resultado nas buscas pelas informações, uma vez assim a busca pode ser feita diretamente no PDF. E para transportar esse texto para um outro arquivo ou programa, há a possibilidade de Cópia e Colagem de texto e imagens do PDF para qualquer outro programa.

A Votorantim Cimentos é um dos clientes da IMG Digital que utilizam o OCR para a alimentação de seu sistema de GED. Com a necessidade de facilitar a busca dentro de sua Intranet, onde os funcionários da empresa acessam as revistas, livros e relatórios da sua biblioteca, e tornar ágil e fácil a atualização de informações, esse foi o sistema escolhido pela empresa.

O uso de PDF com texto editável, possibilita, ainda, gerar um arquivo de tamanho menor, pois há um número menor de imagens inseridas no PDF, facilitando o acesso e a administração do documento eletrônico.